PT Nicholas Pertiwi Konsultan · NPC Office

Kebijakan PrivasiPrivacy Policy

Cara kami mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi Data Pribadi Anda sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

How we collect, use, and protect your Personal Data under Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection.

BAHASA INDONESIA

Kebijakan Privasi

Versi 4.0 · Tanggal berlaku: 10 November 2026 | Terakhir diperbarui: 11 November 2026

Ringkasan. Kami mengumpulkan Data Pribadi yang Anda berikan saat menghubungi kami atau menggunakan layanan kami, termasuk melalui fitur chat Asisten AI, serta data teknis saat Anda mengunjungi Situs. Data tersebut kami gunakan untuk menanggapi pertanyaan Anda, menyediakan dan menagih layanan, memenuhi kewajiban hukum, serta meningkatkan layanan dan pemasaran kami. Kami tidak menjual Data Pribadi Anda. Anda dapat mengakses, memperbaiki, menghapus, atau menarik persetujuan atas Data Pribadi Anda kapan saja dengan menghubungi kami di admin@npcoffice.com.

Daftar isi

Tentang Kami
Ruang Lingkup
Definisi
Data Pribadi yang Kami Kumpulkan
Dasar Pemrosesan Data Pribadi
Tujuan Pemrosesan
Cookie dan Teknologi Pelacakan
Pengungkapan Data Pribadi
Transfer Data Pribadi ke Luar Wilayah Indonesia
Masa Retensi Data Pribadi
Keamanan Data Pribadi
Kegagalan Pelindungan Data Pribadi
Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi
Komunikasi Pemasaran
Data Pribadi Anak
Tautan ke Situs Pihak Ketiga
Perubahan Kebijakan Privasi
Hukum yang Berlaku dan Bahasa
Hubungi Kami

1. Tentang Kami

Kebijakan Privasi ini dibuat oleh PT Nicholas Pertiwi Konsultan, perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan hukum Negara Republik Indonesia dan menjalankan usaha dengan nama dagang NPC Office (selanjutnya disebut “NPC Office”, “Kami”, atau “Milik Kami”). Sehubungan dengan pemrosesan Data Pribadi yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini, Kami bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”).

Kantor Kami berlokasi di:

Jakarta: 18 Office Park, Lt. 25, Suite A2, Jl. TB Simatupang Kav. 18, Kel. Kebagusan, Kec. Pasar Minggu, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, Indonesia.
Surabaya: Pakuwon Tower (Tunjungan Plaza 6), Lt. 22 OT 18, Jl. Embong Malang No. 21–31, Kel. Kedungdoro, Kec. Tegalsari, Surabaya, Jawa Timur, Indonesia.

2. Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini berlaku atas pemrosesan Data Pribadi yang Kami lakukan melalui situs web www.npcoffice.com beserta seluruh halamannya (“Situs”), formulir daring, fitur chat Asisten AI, layanan obrolan dan WhatsApp, surat elektronik, telepon, media sosial, iklan daring, portal klien (apabila Anda diberikan akses), kunjungan ke kantor Kami, serta dalam rangka penyediaan seluruh layanan Kami, termasuk pendirian badan usaha, perizinan berusaha, pembuatan dan perubahan dokumen perusahaan, layanan perpajakan, pendaftaran merek, pembuatan perjanjian, penerjemahan, branding bisnis, penutupan perusahaan, virtual office, serviced office, dan ruang rapat.

Apabila Kami menandatangani perjanjian layanan dengan Anda yang memuat ketentuan khusus mengenai kerahasiaan atau Data Pribadi, ketentuan dalam perjanjian tersebut berlaku bersama-sama dengan Kebijakan Privasi ini. Dalam hal terdapat pertentangan, ketentuan yang memberikan pelindungan lebih tinggi kepada Anda yang berlaku.

Peran Kami sebagai Pengendali atau Prosesor Data Pribadi

Kami bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas Data Pribadi yang Kami kumpulkan untuk kepentingan Kami sendiri, misalnya data pengunjung Situs, calon klien, klien perorangan, narahubung klien, dan pelamar kerja.

Dalam hal klien badan usaha atau pihak lain menyerahkan Data Pribadi orang lain kepada Kami untuk diproses semata-mata atas nama dan berdasarkan instruksinya, misalnya data karyawan untuk pengurusan izin kerja, keimigrasian, jaminan sosial, pelaporan, atau administrasi perusahaan, maka klien tersebut adalah Pengendali Data Pribadi dan Kami bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi atas nama klien. Dalam hal demikian: (a) klien bertanggung jawab untuk memastikan adanya dasar pemrosesan yang sah dan menyampaikan pemberitahuan yang diperlukan kepada Subjek Data Pribadi yang bersangkutan; (b) Kami memproses Data Pribadi tersebut hanya sesuai dengan instruksi klien, perjanjian layanan, dan peraturan perundang-undangan; dan (c) permohonan pelaksanaan hak dari Subjek Data Pribadi tersebut akan Kami teruskan kepada klien dan Kami bantu tindak lanjutnya sesuai dengan instruksi klien.

3. Definisi

Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui sistem elektronik atau nonelektronik.
Data Pribadi yang Bersifat Spesifik meliputi data dan informasi kesehatan, data biometrik, data genetika, catatan kejahatan, data anak, data keuangan pribadi, dan/atau data lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pemrosesan meliputi pemerolehan dan pengumpulan, pengolahan dan penganalisisan, penyimpanan, perbaikan dan pembaruan, penampilan, pengumuman, transfer, penyebarluasan, atau pengungkapan, dan/atau penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi.
Subjek Data Pribadi atau “Anda” adalah orang perseorangan yang Data Pribadinya Kami proses, termasuk pengunjung Situs, calon klien, klien, perwakilan, pemegang saham, pengurus, karyawan, atau kontak dari klien Kami.
Prosesor Data Pribadi adalah pihak yang memproses Data Pribadi atas nama Kami.

4. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

4.1 Data yang Anda berikan secara langsung

Data kontak dan pertanyaan: nama, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, subjek, isi pesan, serta informasi lain yang Anda sampaikan melalui formulir kontak, WhatsApp, email, telepon, atau media sosial.
Data identitas dan administrasi: nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, kewarganegaraan, status perkawinan, Nomor Induk Kependudukan (NIK), salinan KTP, Kartu Keluarga, paspor, visa, KITAS/KITAP, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), alamat, pekerjaan, jabatan, tanda tangan, dan pasfoto, sepanjang diperlukan untuk layanan yang Anda minta.
Data badan usaha dan pihak terkait: data pendiri, pemegang saham, pemilik manfaat (beneficial owner), anggota Direksi dan Dewan Komisaris, sekutu, pembina, pengurus, pengawas, penanggung jawab, dan narahubung perusahaan, termasuk komposisi kepemilikan dan jabatan.
Data transaksi dan pembayaran: layanan yang dipesan, penawaran, faktur, bukti transfer, nama bank dan nama pemilik rekening, serta riwayat pembayaran. Kami tidak menyimpan data kartu kredit atau PIN Anda.
Data layanan kantor: data penerimaan surat, paket, dan panggilan telepon atas nama Anda atau perusahaan Anda (virtual office), data penggunaan serviced office dan ruang rapat, serta data kunjungan ke kantor Kami.
Dokumen dan korespondensi: dokumen yang Anda serahkan, draf dan dokumen final, catatan konsultasi, serta korespondensi antara Anda dan Kami.
Data lamaran kerja: apabila Anda melamar pekerjaan, data dalam riwayat hidup dan dokumen pendukung yang Anda kirimkan.

4.2 Data yang dikumpulkan secara otomatis

Saat Anda mengunjungi Situs, Kami dan mitra teknologi Kami dapat mengumpulkan data teknis seperti alamat IP, jenis peramban dan perangkat, sistem operasi, bahasa, perkiraan lokasi (tingkat kota/negara), halaman yang dikunjungi, waktu dan durasi kunjungan, situs perujuk, interaksi dengan tombol (misalnya klik WhatsApp atau pengiriman formulir), serta sumber kampanye iklan. Data ini dikumpulkan melalui cookie dan teknologi serupa sebagaimana dijelaskan pada Bagian 7.

4.3 Percakapan dengan Asisten AI

Situs menyediakan fitur chat “Asisten AI NPC Office” yang menggunakan teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence) untuk menjawab pertanyaan umum mengenai layanan Kami. Apabila Anda menggunakan fitur tersebut, Kami memproses: (a) isi pesan yang Anda ketik beserta jawaban yang dihasilkan; (b) pengenal sesi acak yang dibuat oleh peramban Anda; dan (c) data teknis yang menyertai pengiriman pesan, seperti alamat IP, waktu pengiriman, serta jenis peramban dan perangkat. Fitur ini tidak meminta nama, nomor telepon, atau dokumen Anda. Namun demikian, setiap Data Pribadi yang Anda ketik secara sukarela dalam percakapan akan ikut diproses sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

Dengan menggunakan fitur Asisten AI, Anda memahami bahwa:

Anda berinteraksi dengan sistem kecerdasan buatan, dan bukan dengan personel Kami;
jawaban Asisten AI dihasilkan secara otomatis, bersifat informasi umum, dapat tidak lengkap atau tidak akurat, dan bukan merupakan nasihat hukum, nasihat perpajakan, atau nasihat profesional lainnya, penawaran yang mengikat, maupun konfirmasi harga. Harga, persyaratan, dan ruang lingkup layanan yang berlaku hanyalah yang dikonfirmasi secara tertulis oleh tim Kami;
Kami tidak menggunakan Asisten AI untuk mengambil keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan secara otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Anda;
Anda tidak boleh memasukkan Data Pribadi yang Bersifat Spesifik, salinan atau nomor identitas, kata sandi, kode OTP, data rekening atau kartu pembayaran, maupun informasi rahasia lainnya ke dalam percakapan. Apabila data tersebut tetap dimasukkan, Kami akan menghapusnya dari sistem Kami segera setelah mengetahuinya, sepanjang tidak wajib disimpan berdasarkan peraturan perundang-undangan; dan
Anda dapat sewaktu-waktu menghentikan percakapan atau beralih ke tim Kami melalui tautan WhatsApp yang tersedia pada fitur tersebut.

Pemrosesan percakapan dilakukan berdasarkan permintaan Anda sebelum perjanjian dibuat (Pasal 20 ayat (2) huruf b UU PDP) dan kepentingan yang sah Kami untuk menyediakan, mengamankan, mencegah penyalahgunaan, dan meningkatkan kualitas layanan informasi tersebut (Pasal 20 ayat (2) huruf f UU PDP). Isi percakapan dapat ditinjau oleh personel Kami yang berwenang secara terbatas untuk keperluan tersebut atau untuk menindaklanjuti permintaan layanan Anda.

4.4 Data dari pihak lain

Kami dapat menerima Data Pribadi Anda dari: (a) perusahaan atau pihak yang memberi Kami kuasa atau instruksi dan mencantumkan Anda sebagai pemegang saham, pengurus, karyawan, atau narahubung; (b) mitra profesional, seperti notaris, Pejabat Pembuat Akta Tanah, atau penerjemah tersumpah; (c) sistem dan instansi pemerintah, seperti sistem Administrasi Hukum Umum, sistem Online Single Submission (OSS), Direktorat Jenderal Pajak, Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual, atau Direktorat Jenderal Imigrasi, sepanjang berkaitan dengan layanan Anda; (d) pihak yang merekomendasikan Anda kepada Kami; dan (e) platform iklan atau media sosial apabila Anda mengisi formulir prospek di platform tersebut.

4.5 Data Pribadi yang Bersifat Spesifik

Kami tidak meminta Data Pribadi yang Bersifat Spesifik kecuali benar-benar diperlukan untuk layanan tertentu atau diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau instansi yang berwenang, misalnya data keuangan pribadi (seperti rekening koran untuk keperluan perpajakan atau keimigrasian), catatan kepolisian untuk perizinan tertentu, atau data anak dalam dokumen keluarga. Data tersebut hanya diproses untuk tujuan yang telah Anda ketahui, dengan pembatasan akses yang lebih ketat, dan, apabila disyaratkan, dengan persetujuan eksplisit Anda.

4.6 Data mengenai orang lain

Apabila Anda memberikan Data Pribadi orang lain kepada Kami (misalnya data rekan pemegang saham, anggota pengurus, karyawan, atau anggota keluarga), Anda menyatakan bahwa Anda berwenang untuk memberikannya, telah memberitahukan kepada orang tersebut mengenai pemrosesan sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini, dan, apabila diperlukan, telah memperoleh persetujuannya.

5. Dasar Pemrosesan Data Pribadi

Kami memproses Data Pribadi berdasarkan satu atau lebih dasar pemrosesan berikut sebagaimana diatur dalam Pasal 20 ayat (2) UU PDP:

Persetujuan yang sah secara eksplisit dari Anda untuk satu atau beberapa tujuan tertentu, misalnya untuk pengiriman materi pemasaran atau pemrosesan Data Pribadi yang Bersifat Spesifik;
Pemenuhan kewajiban perjanjian dalam hal Anda merupakan pihak dalam perjanjian dengan Kami, atau untuk memenuhi permintaan Anda sebelum perjanjian dibuat, misalnya untuk menyusun penawaran dan melaksanakan layanan;
Pemenuhan kewajiban hukum Kami sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, misalnya kewajiban perpajakan, dokumen perusahaan, dan penyampaian data kepada instansi yang berwenang; dan/atau
Pemenuhan kepentingan yang sah Kami dengan memperhatikan tujuan, kebutuhan, dan keseimbangan dengan hak Anda, misalnya untuk menjaga keamanan Situs dan sistem, mencegah penipuan, menganalisis penggunaan Situs, serta mempertahankan hak hukum Kami.

Apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan, persetujuan tersebut Kami minta secara terpisah untuk setiap tujuan, tidak pernah dicentang secara otomatis, dan Kami simpan sebagai bukti persetujuan. Anda dapat menarik persetujuan kapan saja melalui mekanisme yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya.

6. Tujuan Pemrosesan

Tujuan	Dasar pemrosesan utama
Menanggapi pertanyaan, memberikan konsultasi awal, dan menyusun penawaran harga	Permintaan Anda sebelum perjanjian; kepentingan yang sah
Melaksanakan layanan yang Anda pesan, termasuk menyiapkan dokumen, berkoordinasi dengan notaris dan mitra, serta mengajukan permohonan kepada instansi pemerintah atas nama Anda	Pemenuhan kewajiban perjanjian
Menyediakan virtual office, serviced office, dan ruang rapat, termasuk menerima surat, paket, dan panggilan telepon atas nama Anda	Pemenuhan kewajiban perjanjian
Penagihan, pencatatan pembayaran, pembukuan, dan pelaporan pajak	Pemenuhan kewajiban perjanjian; kewajiban hukum
Memenuhi kewajiban hukum, permintaan instansi yang berwenang, atau perintah pengadilan	Kewajiban hukum
Mengirimkan informasi layanan terkait, pengingat tenggat (misalnya perpanjangan izin atau masa sewa), dan pemberitahuan administratif	Pemenuhan kewajiban perjanjian; kepentingan yang sah
Mengirimkan promosi, artikel, dan penawaran melalui email, WhatsApp, atau media lain	Persetujuan (dapat ditarik kapan saja)
Mengukur kinerja Situs dan iklan serta meningkatkan layanan	Kepentingan yang sah
Menjaga keamanan Situs, sistem, dan kantor; mencegah penyalahgunaan dan penipuan	Kepentingan yang sah; kewajiban hukum
Menyelesaikan keluhan atau sengketa dan mempertahankan hak hukum	Kepentingan yang sah; kewajiban hukum
Menjawab pertanyaan melalui Asisten AI, mengalihkan ke tim sales, serta menjaga keamanan dan meningkatkan kualitas jawaban	Permintaan Anda sebelum perjanjian; kepentingan yang sah
Menilai lamaran kerja	Permintaan Anda sebelum perjanjian; persetujuan

Kami tidak menggunakan Data Pribadi Anda untuk tujuan yang tidak sesuai dengan tujuan di atas tanpa terlebih dahulu memberitahukan kepada Anda dan, apabila diperlukan, memperoleh persetujuan Anda. Kami tidak melakukan pengambilan keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Anda.

7. Cookie dan Teknologi Pelacakan

Cookie adalah berkas kecil yang disimpan pada perangkat Anda saat mengunjungi Situs. Situs Kami menggunakan:

Cookie esensial yang diperlukan agar Situs, formulir, dan fitur keamanan (termasuk captcha) dapat berfungsi;
Cookie analitik, termasuk melalui Google Tag Manager dan Google Analytics, untuk memahami cara pengunjung menggunakan Situs; dan
Cookie pemasaran, termasuk Google Ads dan, apabila diaktifkan, piksel atau tag platform media sosial seperti Meta (Facebook/Instagram), untuk mengukur efektivitas iklan dan menampilkan iklan yang relevan.

Penyedia teknologi tersebut dapat memproses data sesuai dengan kebijakan privasi masing-masing. Anda dapat menolak atau menghapus cookie melalui pengaturan peramban Anda, menggunakan pengaya penolakan Google Analytics, serta mengatur preferensi iklan di Pengaturan Iklan Google dan pengaturan akun media sosial Anda. Menonaktifkan cookie esensial dapat menyebabkan sebagian fitur Situs tidak berfungsi dengan baik.

Fitur Asisten AI menyimpan pengenal sesi dan riwayat percakapan di penyimpanan sesi (sessionStorage) peramban Anda agar percakapan tidak hilang saat Anda berpindah halaman. Data tersebut tidak digunakan untuk pelacakan, terhapus secara otomatis saat tab atau peramban ditutup, dan diperlakukan sebagai teknologi esensial yang hanya aktif apabila Anda membuka fitur chat.

Apabila Anda menekan tombol WhatsApp di Situs, Anda akan diarahkan ke layanan WhatsApp yang dioperasikan oleh pihak ketiga. Pemrosesan data dalam layanan tersebut juga tunduk pada kebijakan privasi WhatsApp.

8. Pengungkapan Data Pribadi

Kami tidak menjual atau menyewakan Data Pribadi Anda. Kami hanya mengungkapkan Data Pribadi sepanjang diperlukan untuk tujuan dalam Kebijakan Privasi ini kepada:

Instansi pemerintah dan sistem layanan publik yang menjadi tujuan permohonan dalam layanan Anda, antara lain Kementerian yang membidangi urusan hukum (Administrasi Hukum Umum dan Kekayaan Intelektual), sistem OSS, Direktorat Jenderal Pajak, Direktorat Jenderal Imigrasi, kementerian/lembaga teknis, dan pemerintah daerah;
Mitra profesional, seperti notaris, Pejabat Pembuat Akta Tanah, penerjemah tersumpah, konsultan, atau pihak profesional lain yang terlibat dalam layanan Anda, yang terikat kewajiban kerahasiaan;
Prosesor Data Pribadi dan penyedia layanan yang membantu operasional Kami, antara lain penyedia hosting dan keamanan situs web, layanan komputasi awan dan email (misalnya Google), aplikasi pesan (misalnya WhatsApp), sistem manajemen hubungan pelanggan (misalnya Zoho), jaringan pengiriman konten serta layanan komputasi awan yang menjalankan fitur Asisten AI dan menyimpan arsip percakapannya (Cloudflare), penyedia model kecerdasan buatan yang memproses isi percakapan untuk menghasilkan jawaban, yaitu Anthropic (Claude), penyedia analitik dan periklanan, agensi pemasaran, jasa kurir, serta bank. Penyedia tersebut hanya boleh memproses Data Pribadi sesuai instruksi Kami dan wajib menjaga kerahasiaan serta keamanannya. Berdasarkan ketentuan layanan masing-masing penyedia, data yang dikirim melalui antarmuka pemrograman aplikasi (API) Anthropic tidak digunakan untuk melatih atau mengembangkan model kecerdasan buatan penyedia tersebut, kecuali pengguna API secara tegas memilih untuk membagikannya, dan Kami tidak memilih opsi tersebut. Penggunaan atau penggantian di antara penyedia model kecerdasan buatan yang tercantum di atas tidak mengubah Kebijakan Privasi ini; apabila Kami menambahkan penyedia model kecerdasan buatan lain, Kami akan memperbarui Kebijakan Privasi ini dan memberitahukannya sebelum perubahan berlaku sebagaimana dimaksud dalam Bagian 17;
Pengelola gedung tempat kantor Kami berada, sebatas diperlukan untuk akses dan keamanan gedung;
Penegak hukum, pengadilan, atau otoritas lain apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau putusan/penetapan yang berwenang; dan
Pihak lain dengan persetujuan Anda, atau pihak yang mengambil alih sebagian atau seluruh usaha Kami dalam rangka penggabungan, pengambilalihan, atau restrukturisasi, dengan kewajiban untuk tetap melindungi Data Pribadi Anda sesuai dengan Kebijakan Privasi ini.

9. Transfer Data Pribadi ke Luar Wilayah Indonesia

Sebagian penyedia layanan Kami (misalnya penyedia layanan komputasi awan, email, CRM, analitik, aplikasi pesan, layanan komputasi awan Cloudflare yang menjalankan Asisten AI, dan penyedia model kecerdasan buatan (Anthropic)) dapat menyimpan atau memproses Data Pribadi di pusat data yang berada di luar wilayah hukum Negara Republik Indonesia. Dalam hal demikian, sesuai dengan Pasal 56 UU PDP, Kami memastikan bahwa negara penerima memiliki tingkat pelindungan Data Pribadi yang setara atau lebih tinggi; apabila tidak, Kami memastikan adanya pelindungan Data Pribadi yang memadai dan bersifat mengikat, seperti perjanjian pemrosesan data dengan klausul pelindungan data; dan apabila kedua hal tersebut tidak terpenuhi, Kami akan meminta persetujuan Anda terlebih dahulu.

10. Masa Retensi Data Pribadi

Kami menyimpan Data Pribadi hanya selama diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan atau selama diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan. Secara umum:

Jenis data	Masa retensi
Pertanyaan dan data calon klien yang tidak berlanjut menjadi layanan	Paling lama 2 (dua) tahun sejak komunikasi terakhir
Data dan dokumen klien, termasuk catatan layanan	Selama layanan berlangsung dan sampai dengan 10 (sepuluh) tahun setelah layanan berakhir
Catatan keuangan, faktur, dan bukti pembayaran	10 (sepuluh) tahun sejak akhir tahun buku, sesuai Pasal 11 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, atau lebih lama apabila diwajibkan peraturan perpajakan
Catatan penerimaan surat, paket, dan panggilan (virtual office)	Selama masa sewa dan sampai dengan 2 (dua) tahun setelah masa sewa berakhir
Data pemasaran berdasarkan persetujuan	Sampai Anda menarik persetujuan atau berhenti berlangganan
Percakapan dengan Asisten AI	(a) Riwayat di peramban Anda: terhapus otomatis saat tab atau peramban ditutup; (b) arsip percakapan pada sistem Kami (Cloudflare), dengan data kontak seperti email dan nomor telepon disamarkan sebelum disimpan: dihapus otomatis paling lama 90 (sembilan puluh) hari sejak percakapan; percakapan yang berlanjut menjadi permintaan atau pelaksanaan layanan melalui tim sales mengikuti masa retensi data klien; (c) pada penyedia model kecerdasan buatan (Anthropic): sesuai ketentuan masing-masing penyedia, data percakapan yang dikirim melalui API dihapus atau disimpan dalam log pemantauan penyalahgunaan paling lama 30 (tiga puluh) hari, kecuali disimpan lebih lama oleh penyedia untuk penegakan kebijakan penggunaannya atau karena diwajibkan oleh hukum
Data cookie dan analitik	Sesuai masa berlaku cookie dan pengaturan retensi penyedia analitik, umumnya tidak lebih dari 26 (dua puluh enam) bulan
Data lamaran kerja yang tidak diterima	Paling lama 1 (satu) tahun sejak proses seleksi selesai

Masa retensi dapat diperpanjang apabila Data Pribadi diperlukan untuk penyelesaian proses hukum, sengketa, atau pemeriksaan oleh instansi yang berwenang. Setelah masa retensi berakhir, Data Pribadi akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sehingga tidak lagi dapat mengidentifikasi Anda. Dokumen asli milik Anda yang berada dalam penyimpanan Kami akan dikembalikan kepada Anda atau dimusnahkan setelah pemberitahuan.

11. Keamanan Data Pribadi

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi Data Pribadi dari akses, pengungkapan, perubahan, penyalahgunaan, kehilangan, atau perusakan yang tidak sah, antara lain enkripsi koneksi Situs (HTTPS), pembatasan hak akses berdasarkan kebutuhan pekerjaan, autentikasi akun, kewajiban kerahasiaan bagi personel dan mitra, perjanjian pemrosesan data dengan Prosesor Data Pribadi, serta penyimpanan dokumen fisik di area yang terkendali. Namun demikian, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Kami menganjurkan Anda untuk tidak mengirimkan dokumen sensitif melalui saluran yang tidak Kami sediakan atau tidak Kami minta.

12. Kegagalan Pelindungan Data Pribadi

Dalam hal terjadi kegagalan Pelindungan Data Pribadi, Kami akan menyampaikan pemberitahuan secara tertulis paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam kepada Anda dan kepada lembaga penyelenggara Pelindungan Data Pribadi, sesuai dengan Pasal 46 UU PDP. Pemberitahuan tersebut paling sedikit memuat Data Pribadi yang terungkap, kapan dan bagaimana Data Pribadi terungkap, serta upaya penanganan dan pemulihan yang Kami lakukan.

13. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi

Sesuai dengan Pasal 5 sampai dengan Pasal 13 UU PDP, Anda berhak untuk:

mendapatkan informasi tentang kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan permintaan dan penggunaan Data Pribadi, serta akuntabilitas pihak yang meminta Data Pribadi;
melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki kesalahan dan/atau ketidakakuratan Data Pribadi Anda;
mendapatkan akses dan memperoleh salinan Data Pribadi Anda;
mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi Anda;
menarik kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi yang telah Anda berikan;
mengajukan keberatan atas pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan secara otomatis, termasuk pemrofilan, yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Anda;
menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi secara proporsional sesuai dengan tujuan pemrosesan;
menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan Data Pribadi Anda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
mendapatkan dan/atau menggunakan Data Pribadi Anda dalam format yang lazim digunakan atau dapat dibaca oleh sistem elektronik, serta mengirimkannya ke Pengendali Data Pribadi lain sepanjang sistemnya dapat saling berkomunikasi secara aman.

Cara menggunakan hak Anda

Ajukan permohonan tertulis melalui email ke admin@npcoffice.com dengan subjek “Permohonan Data Pribadi” atau melalui surat ke salah satu alamat kantor Kami. Cantumkan nama lengkap, informasi kontak, hak yang ingin Anda gunakan, dan rincian permohonan. Untuk permohonan yang berkaitan dengan percakapan Asisten AI, sebutkan perkiraan tanggal dan jam percakapan serta sebagian isi pesan Anda, karena fitur tersebut tidak mengaitkan percakapan dengan identitas Anda. Untuk melindungi Anda, Kami dapat meminta informasi tambahan guna memverifikasi identitas Anda atau kewenangan kuasa Anda sebelum menindaklanjuti permohonan.

Kami akan menindaklanjuti permohonan Anda dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan, yaitu paling lambat 3 x 24 (tiga kali dua puluh empat) jam terhitung sejak permohonan diterima untuk permohonan akses, pembaruan atau perbaikan, penarikan kembali persetujuan, serta penundaan atau pembatasan pemrosesan. Pada prinsipnya, Kami tidak mengenakan biaya atas permohonan tersebut.

Pelaksanaan hak tertentu dapat dibatasi dalam keadaan yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan, antara lain untuk kepentingan pertahanan dan keamanan nasional, proses penegakan hukum, kepentingan umum dalam rangka penyelenggaraan negara, atau apabila pemenuhan permohonan akan mengungkapkan Data Pribadi orang lain. Selain itu, Kami tetap dapat menyimpan data tertentu apabila diwajibkan oleh hukum (misalnya catatan keuangan dan perpajakan). Penarikan persetujuan atau permohonan penghapusan juga dapat menyebabkan Kami tidak dapat melanjutkan layanan tertentu kepada Anda. Dalam hal permohonan Anda tidak dapat dipenuhi, Kami akan memberitahukan alasannya secara tertulis.

14. Komunikasi Pemasaran

Kami hanya mengirimkan materi promosi apabila Anda telah memberikan persetujuan atau telah meminta informasi tersebut. Penawaran yang Kami kirimkan berupa informasi layanan, promo, paket harga, dan artikel dari NPC Office sendiri melalui email, WhatsApp, atau media lain yang Anda setujui. Kami tidak memberikan Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk kepentingan penawaran barang atau jasa pihak ketiga tersebut; pengiriman hanya dibantu oleh penyedia layanan yang bertindak atas nama Kami sebagaimana dimaksud dalam Bagian 8.

Anda dapat berhenti menerima komunikasi pemasaran kapan saja dengan menekan tautan berhenti berlangganan pada email, membalas pesan WhatsApp dengan kata “STOP”, atau menghubungi Kami. Apabila Anda masih menerima penawaran setelah menarik persetujuan, mohon laporkan kepada Kami melalui kontak pada Bagian 19 agar segera Kami hentikan. Keputusan Anda untuk tidak memberikan atau menarik persetujuan pemasaran tidak akan mengurangi kualitas layanan yang Anda terima dari Kami, dan tidak memengaruhi pengiriman informasi administratif yang berkaitan dengan layanan yang sedang berjalan.

15. Data Pribadi Anak

Situs dan layanan Kami ditujukan bagi orang dewasa dan pelaku usaha, dan tidak ditujukan bagi anak yang berusia di bawah 18 (delapan belas) tahun dan belum menikah. Dalam hal layanan Kami memerlukan pemrosesan Data Pribadi anak (misalnya dalam dokumen keluarga), pemrosesan tersebut hanya dilakukan dengan persetujuan orang tua dan/atau wali anak sesuai dengan Pasal 25 UU PDP. Apabila Anda mengetahui bahwa seorang anak telah memberikan Data Pribadi kepada Kami tanpa persetujuan tersebut, mohon hubungi Kami agar data tersebut dapat Kami hapus.

16. Tautan ke Situs Pihak Ketiga

Situs dapat memuat tautan ke situs atau layanan pihak ketiga, seperti WhatsApp, Google Maps, media sosial, situs media, atau situs instansi pemerintah. Kami tidak bertanggung jawab atas praktik privasi pihak ketiga tersebut. Kami menganjurkan Anda untuk membaca kebijakan privasi masing-masing sebelum memberikan Data Pribadi.

17. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan, teknologi, atau peraturan perundang-undangan. Apabila terdapat perubahan yang material, Kami akan memberitahukannya sebelum perubahan berlaku melalui Situs dan/atau email atau sarana komunikasi lain yang Anda gunakan dengan Kami. Tanggal pembaruan terakhir tercantum di bagian atas halaman ini.

18. Hukum yang Berlaku dan Bahasa

Kebijakan Privasi ini tunduk pada dan ditafsirkan berdasarkan hukum Negara Republik Indonesia, termasuk UU PDP beserta peraturan pelaksanaannya, serta Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024. Kebijakan Privasi ini dibuat dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Apabila terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia yang berlaku.

19. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, permohonan pelaksanaan hak, atau keluhan mengenai Data Pribadi, silakan hubungi Narahubung Pelindungan Data Pribadi Kami:

Narahubung Pelindungan Data Pribadi – PT Nicholas Pertiwi Konsultan (NPC Office)
Email: admin@npcoffice.com (subjek: “Permohonan Data Pribadi”)
WhatsApp: +62 877-8830-9838
Telepon Jakarta: +62 21 2780 6577 | Telepon Surabaya: +62 31 2117 7788
Alamat: 18 Office Park, Lt. 25, Suite A2, Jl. TB Simatupang Kav. 18, Kebagusan, Pasar Minggu, Jakarta Selatan, Indonesia

Kami akan berupaya menyelesaikan setiap keluhan secara musyawarah. Apabila Anda tidak puas dengan tanggapan Kami, Anda dapat menyampaikan pengaduan kepada lembaga penyelenggara Pelindungan Data Pribadi yang ditetapkan oleh Presiden atau menempuh upaya hukum lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

ENGLISH

Privacy Policy

Version 4.0 · Effective date: 10 November 2026 | Last updated: 11 November 2026

Summary. We collect the Personal Data you provide when you contact us or use our services, including through the AI Assistant chat feature, as well as technical data when you visit the Site. We use this data to respond to your enquiries, provide and invoice our services, comply with legal obligations, and improve our services and marketing. We do not sell your Personal Data. You may access, correct, delete, or withdraw consent to the processing of your Personal Data at any time by contacting us at admin@npcoffice.com.

Contents

About Us
Scope
Definitions
Personal Data We Collect
Legal Basis for Processing
Purposes of Processing
Cookies and Tracking Technologies
Disclosure of Personal Data
Transfer of Personal Data outside Indonesia
Retention of Personal Data
Security of Personal Data
Personal Data Protection Failure
Your Rights as a Personal Data Subject
Marketing Communications
Children’s Personal Data
Third-Party Links
Changes to this Privacy Policy
Governing Law and Language
Contact Us

1. About Us

This Privacy Policy is issued by PT Nicholas Pertiwi Konsultan, a limited liability company established under the laws of the Republic of Indonesia and doing business under the trade name NPC Office (“NPC Office”, “We”, “Us”, or “Our”). For the processing of Personal Data described in this Privacy Policy, We act as the Personal Data Controller within the meaning of Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (the “PDP Law”).

Our offices are located at:

Jakarta: 18 Office Park, 25th Floor, Suite A2, Jl. TB Simatupang Kav. 18, Kebagusan, Pasar Minggu, South Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia.
Surabaya: Pakuwon Tower (Tunjungan Plaza 6), 22nd Floor, OT 18, Jl. Embong Malang No. 21–31, Kedungdoro, Tegalsari, Surabaya, East Java, Indonesia.

2. Scope

This Privacy Policy applies to the processing of Personal Data carried out by Us through the website www.npcoffice.com and all of its pages (the “Site”), online forms, the AI Assistant chat feature, chat and WhatsApp services, email, telephone, social media, online advertising, the client portal (where you are given access), visits to Our offices, and in the course of providing all of Our services, including business entity incorporation, business licensing, preparation and amendment of corporate documents, tax services, trademark registration, agreement drafting, translation, business branding, company closure, virtual office, serviced office, and meeting rooms.

Where We enter into a service agreement with you containing specific provisions on confidentiality or Personal Data, those provisions apply together with this Privacy Policy. In the event of any conflict, the provision affording you greater protection shall prevail.

Our Role as Personal Data Controller or Processor

We act as Personal Data Controller for Personal Data that We collect for Our own purposes, for example data of Site visitors, prospective clients, individual clients, client contact persons, and job applicants.

Where a corporate client or another party provides Us with the Personal Data of other persons to be processed solely on its behalf and on its instructions, for example employee data for work permits, immigration, social security, reporting, or corporate administration, that client is the Personal Data Controller and We act as Personal Data Processor on the client’s behalf. In such cases: (a) the client is responsible for ensuring a valid legal basis for processing and for giving the required notices to the relevant Personal Data Subjects; (b) We process such Personal Data only in accordance with the client’s instructions, the service agreement, and the laws and regulations; and (c) requests from such Personal Data Subjects to exercise their rights will be forwarded to the client, and We will assist in following them up in accordance with the client’s instructions.

3. Definitions

Personal Data means data about an individual who is identified or identifiable, either individually or in combination with other information, directly or indirectly, through electronic or non-electronic systems.
Specific Personal Data includes health data and information, biometric data, genetic data, criminal records, children’s data, personal financial data, and/or other data in accordance with the laws and regulations.
Processing includes obtaining and collecting, processing and analysing, storing, correcting and updating, displaying, announcing, transferring, disseminating or disclosing, and/or erasing or destroying Personal Data.
Personal Data Subject or “you” means an individual whose Personal Data We process, including Site visitors, prospective clients, clients, representatives, shareholders, officers, employees, or contacts of Our clients.
Personal Data Processor means a party that processes Personal Data on Our behalf.

4. Personal Data We Collect

4.1 Data you provide directly

Contact and enquiry data: name, email address, telephone/WhatsApp number, subject, message content, and any other information you provide through the contact form, WhatsApp, email, telephone, or social media.
Identity and administrative data: full name, place and date of birth, gender, nationality, marital status, Population Identification Number (NIK), copies of identity card (KTP), family card, passport, visa, KITAS/KITAP, Taxpayer Identification Number (NPWP), address, occupation, position, signature, and passport photograph, to the extent required for the services you request.
Business entity and related-party data: data of founders, shareholders, beneficial owners, members of the Board of Directors and Board of Commissioners, partners, and the officers, supervisors, persons in charge, and contact persons of the entity, including ownership composition and positions.
Transaction and payment data: services ordered, quotations, invoices, proof of transfer, bank name and account holder name, and payment history. We do not store your credit card data or PIN.
Office service data: records of mail, parcels, and telephone calls received on behalf of you or your company (virtual office), use of serviced offices and meeting rooms, and visits to Our offices.
Documents and correspondence: documents you submit, draft and final documents, consultation notes, and correspondence between you and Us.
Job application data: if you apply for a position, the data in your curriculum vitae and supporting documents.

4.2 Data collected automatically

When you visit the Site, We and Our technology partners may collect technical data such as IP address, browser and device type, operating system, language, approximate location (city/country level), pages visited, time and duration of visit, referring site, interactions with buttons (such as WhatsApp clicks or form submissions), and the source of advertising campaigns. This data is collected through cookies and similar technologies as described in Section 7.

4.3 Conversations with the AI Assistant

The Site offers an “NPC Office AI Assistant” chat feature that uses artificial intelligence technology to answer general questions about Our services. When you use this feature, We process: (a) the content of the messages you type together with the responses generated; (b) a random session identifier created by your browser; and (c) technical data accompanying the transmission of messages, such as IP address, time of sending, and browser and device type. The feature does not ask for your name, telephone number, or documents. However, any Personal Data that you voluntarily type into the conversation will also be processed as described in this Privacy Policy.

By using the AI Assistant feature, you understand that:

you are interacting with an artificial intelligence system and not with Our personnel;
the AI Assistant’s responses are generated automatically, constitute general information, may be incomplete or inaccurate, and do not constitute legal advice, tax advice, or other professional advice, a binding offer, or a price confirmation. Only prices, requirements, and scope of services confirmed in writing by Our team shall apply;
We do not use the AI Assistant to make decisions based solely on automated processing that produce legal effects or significantly affect you;
you must not enter Specific Personal Data, copies or numbers of identity documents, passwords, OTP codes, bank account or payment card data, or other confidential information into the conversation. If such data is nevertheless entered, We will delete it from Our systems promptly upon becoming aware of it, unless retention is required by the laws and regulations; and
you may stop the conversation or switch to Our team at any time through the WhatsApp link provided in the feature.

Conversations are processed on the basis of your request prior to entering into a contract (Article 20(2)(b) of the PDP Law) and Our legitimate interests in providing, securing, preventing misuse of, and improving the quality of that information service (Article 20(2)(f) of the PDP Law). Conversation content may be reviewed on a limited basis by Our authorised personnel for those purposes or to follow up on your service request.

4.4 Data from other parties

We may receive your Personal Data from: (a) companies or parties that authorise or instruct Us and list you as a shareholder, officer, employee, or contact person; (b) professional partners, such as notaries, land deed officials (PPAT), or sworn translators; (c) government systems and agencies, such as the General Legal Administration system, the Online Single Submission (OSS) system, the Directorate General of Taxes, the Directorate General of Intellectual Property, or the Directorate General of Immigration, insofar as related to your services; (d) parties who refer you to Us; and (e) advertising or social media platforms where you complete a lead form on such platforms.

4.5 Specific Personal Data

We do not request Specific Personal Data unless it is strictly necessary for a particular service or required by the laws and regulations or by a competent authority, for example personal financial data (such as bank statements for tax or immigration purposes), police records for certain licences, or children’s data contained in family documents. Such data is processed only for purposes made known to you, under stricter access restrictions and, where required, with your explicit consent.

4.6 Data about other persons

If you provide Us with the Personal Data of other persons (for example, data of fellow shareholders, officers, employees, or family members), you represent that you are authorised to provide it, that you have informed those persons of the processing described in this Privacy Policy, and, where necessary, that you have obtained their consent.

5. Legal Basis for Processing

We process Personal Data on one or more of the following legal bases provided in Article 20(2) of the PDP Law:

Consent validly and explicitly given by you for one or more specific purposes, for example for sending marketing materials or the processing of Specific Personal Data;
Performance of a contract to which you are a party, or to fulfil your request prior to entering into a contract, for example to prepare a quotation and perform the services;
Compliance with Our legal obligations under the laws and regulations, for example tax and corporate document obligations and the submission of data to competent authorities; and/or
Fulfilment of Our legitimate interests, taking into account the purpose, necessity, and balance with your rights, for example to maintain the security of the Site and systems, prevent fraud, analyse use of the Site, and defend Our legal rights.

Where processing is based on consent, We request consent separately for each purpose, never by pre-ticked boxes, and keep a record of it as proof of consent. You may withdraw your consent at any time through the mechanisms described in this Privacy Policy. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.

6. Purposes of Processing

Purpose	Principal legal basis
Responding to enquiries, providing initial consultation, and preparing quotations	Your pre-contractual request; legitimate interests
Performing the services you order, including preparing documents, coordinating with notaries and partners, and filing applications with government agencies on your behalf	Performance of a contract
Providing virtual office, serviced office, and meeting room services, including receiving mail, parcels, and telephone calls on your behalf	Performance of a contract
Invoicing, recording payments, bookkeeping, and tax reporting	Performance of a contract; legal obligation
Complying with legal obligations, requests from competent authorities, or court orders	Legal obligation
Sending service-related information, deadline reminders (for example licence renewals or lease expiry), and administrative notices	Performance of a contract; legitimate interests
Sending promotions, articles, and offers by email, WhatsApp, or other media	Consent (may be withdrawn at any time)
Measuring Site and advertising performance and improving Our services	Legitimate interests
Maintaining the security of the Site, systems, and offices; preventing misuse and fraud	Legitimate interests; legal obligation
Resolving complaints or disputes and defending legal rights	Legitimate interests; legal obligation
Answering questions through the AI Assistant, handing over to the sales team, and securing and improving the quality of responses	Your pre-contractual request; legitimate interests
Assessing job applications	Your pre-contractual request; consent

We do not use your Personal Data for purposes incompatible with those listed above without first informing you and, where necessary, obtaining your consent. We do not make decisions based solely on automated processing that produce legal effects or significantly affect you.

7. Cookies and Tracking Technologies

Cookies are small files stored on your device when you visit the Site. Our Site uses:

Essential cookies required for the Site, forms, and security features (including captcha) to function;
Analytics cookies, including through Google Tag Manager and Google Analytics, to understand how visitors use the Site; and
Marketing cookies, including Google Ads and, where enabled, pixels or tags of social media platforms such as Meta (Facebook/Instagram), to measure advertising effectiveness and display relevant advertisements.

These technology providers may process data in accordance with their own privacy policies. You may refuse or delete cookies through your browser settings, use the Google Analytics opt-out browser add-on, and manage your advertising preferences in Google Ad Settings and your social media account settings. Disabling essential cookies may cause some Site features not to function properly.

The AI Assistant feature stores a session identifier and conversation history in your browser’s session storage (sessionStorage) so that the conversation is not lost when you move between pages. This data is not used for tracking, is deleted automatically when the tab or browser is closed, and is treated as an essential technology that is active only when you open the chat feature.

If you tap the WhatsApp button on the Site, you will be redirected to the WhatsApp service operated by a third party. Data processing within that service is also subject to WhatsApp’s privacy policy.

8. Disclosure of Personal Data

We do not sell or rent your Personal Data. We disclose Personal Data only to the extent necessary for the purposes of this Privacy Policy to:

Government agencies and public service systems to which applications are filed as part of your services, including the Ministry responsible for legal affairs (General Legal Administration and Intellectual Property), the OSS system, the Directorate General of Taxes, the Directorate General of Immigration, technical ministries/agencies, and regional governments;
Professional partners, such as notaries, land deed officials (PPAT), sworn translators, consultants, or other professionals involved in your services, who are bound by confidentiality obligations;
Personal Data Processors and service providers supporting Our operations, including website hosting and security providers, cloud and email services (for example Google), messaging applications (for example WhatsApp), customer relationship management systems (for example Zoho), content delivery network and cloud computing services that run the AI Assistant feature and store its conversation archive (Cloudflare), the artificial intelligence model provider that processes conversation content to generate responses, namely Anthropic (Claude), analytics and advertising providers, marketing agencies, courier services, and banks. Such providers may process Personal Data only on Our instructions and must keep it confidential and secure. Under each provider’s terms of service, data sent through the Anthropic application programming interface (API) is not used to train or improve that provider’s artificial intelligence models unless the API user expressly opts in to share it, and We have not opted in. Using or switching between the artificial intelligence model providers listed above does not change this Privacy Policy; if We add any other artificial intelligence model provider, We will update this Privacy Policy and give notice before the change takes effect as referred to in Section 17;
Building management of the buildings in which Our offices are located, to the extent necessary for building access and security;
Law enforcement authorities, courts, or other authorities where required by the laws and regulations or by a competent decision or order; and
Other parties with your consent, or a party acquiring all or part of Our business in a merger, acquisition, or restructuring, subject to the obligation to continue protecting your Personal Data in accordance with this Privacy Policy.

9. Transfer of Personal Data outside Indonesia

Some of Our service providers (for example cloud, email, CRM, analytics, and messaging providers, the Cloudflare cloud computing services that run the AI Assistant, and the artificial intelligence model provider (Anthropic)) may store or process Personal Data in data centres located outside the jurisdiction of the Republic of Indonesia. In such cases, in accordance with Article 56 of the PDP Law, We ensure that the recipient country has a level of Personal Data protection equal to or higher than that under the PDP Law; failing which, We ensure that adequate and binding Personal Data protection is in place, such as data processing agreements with data protection clauses; and where neither condition is met, We will obtain your prior consent.

10. Retention of Personal Data

We retain Personal Data only for as long as necessary to achieve the purposes of processing or as required by the laws and regulations. In general:

Type of data	Retention period
Enquiries and data of prospective clients that do not proceed to an engagement	Up to 2 (two) years from the last communication
Client data and documents, including service records	For the duration of the services and up to 10 (ten) years after the services end
Financial records, invoices, and proof of payment	10 (ten) years from the end of the financial year, pursuant to Article 11 of Law No. 8 of 1997 on Company Documents, or longer where required by tax regulations
Records of mail, parcels, and calls received (virtual office)	For the duration of the lease and up to 2 (two) years after the lease ends
Consent-based marketing data	Until you withdraw consent or unsubscribe
Conversations with the AI Assistant	(a) History in your browser: deleted automatically when the tab or browser is closed; (b) the conversation archive in Our systems (Cloudflare), with contact data such as email addresses and phone numbers masked before storage: deleted automatically within 90 (ninety) days of the conversation; conversations that lead to a request for or performance of services through Our sales team follow the client data retention period; (c) at the artificial intelligence model provider (Anthropic): under each provider’s terms, conversation data sent through the API is deleted or retained in abuse monitoring logs for up to 30 (thirty) days, unless retained longer by the provider to enforce its usage policies or as required by law
Cookie and analytics data	According to the cookie lifetime and the analytics provider’s retention settings, generally not exceeding 26 (twenty-six) months
Data of unsuccessful job applicants	Up to 1 (one) year after the selection process ends

Retention periods may be extended where Personal Data is needed to resolve legal proceedings, disputes, or examinations by competent authorities. Once the retention period ends, Personal Data will be erased, destroyed, or anonymised so that it can no longer identify you. Your original documents held in Our custody will be returned to you or destroyed after notice.

11. Security of Personal Data

We implement reasonable technical and organisational measures to protect Personal Data against unauthorised access, disclosure, alteration, misuse, loss, or destruction, including encrypted Site connections (HTTPS), need-to-know access restrictions, account authentication, confidentiality obligations for personnel and partners, data processing agreements with Personal Data Processors, and storage of physical documents in controlled areas. However, no method of electronic transmission or storage is entirely risk-free. We recommend that you do not send sensitive documents through channels that We have not provided or requested.

12. Personal Data Protection Failure

In the event of a Personal Data protection failure, We will give written notice no later than 3 x 24 (three times twenty-four) hours to you and to the institution administering Personal Data protection, in accordance with Article 46 of the PDP Law. The notice will at least set out the Personal Data disclosed, when and how the Personal Data was disclosed, and the handling and recovery measures We have taken.

13. Your Rights as a Personal Data Subject

In accordance with Articles 5 to 13 of the PDP Law, you have the right to:

obtain information on the identity, legal basis, purpose of the request and use of Personal Data, and the accountability of the party requesting the Personal Data;
complete, update, and/or correct errors and/or inaccuracies in your Personal Data;
access and obtain a copy of your Personal Data;
end the processing of, erase, and/or destroy your Personal Data;
withdraw the consent you have given to the processing of your Personal Data;
object to decisions based solely on automated processing, including profiling, that produce legal effects or significantly affect you;
delay or restrict the processing of your Personal Data proportionately to the purpose of processing;
sue and receive compensation for violations of the processing of your Personal Data in accordance with the laws and regulations; and
obtain and/or use your Personal Data in a commonly used or machine-readable format, and transmit it to another Personal Data Controller insofar as the systems can communicate securely with each other.

How to exercise your rights

Submit a written request by email to admin@npcoffice.com with the subject line “Personal Data Request”, or by letter to one of Our office addresses. Please include your full name, contact details, the right you wish to exercise, and details of your request. For requests relating to AI Assistant conversations, please state the approximate date and time of the conversation and part of your message, as the feature does not link conversations to your identity. To protect you, We may ask for additional information to verify your identity or the authority of your representative before acting on the request.

We will act on your request within the time limits set by the laws and regulations, namely no later than 3 x 24 (three times twenty-four) hours from receipt of the request for requests for access, updating or correction, withdrawal of consent, and delay or restriction of processing. In principle, We do not charge a fee for such requests.

The exercise of certain rights may be limited in circumstances provided by the laws and regulations, including in the interests of national defence and security, law enforcement, the public interest in the administration of the state, or where fulfilling a request would disclose the Personal Data of others. In addition, We may retain certain data where required by law (for example financial and tax records). Withdrawal of consent or a request for erasure may also mean that We are unable to continue providing certain services to you. If your request cannot be fulfilled, We will inform you of the reasons in writing.

14. Marketing Communications

We send promotional materials only where you have given consent or have requested such information. The offers We send consist of information on NPC Office’s own services, promotions, price packages, and articles, delivered by email, WhatsApp, or other media you have agreed to. We do not provide your Personal Data to third parties for the purpose of offering such third parties’ goods or services; delivery is only assisted by service providers acting on Our behalf as referred to in Section 8.

You may stop receiving marketing communications at any time by clicking the unsubscribe link in an email, replying “STOP” to a WhatsApp message, or contacting Us. If you continue to receive offers after withdrawing your consent, please report it to Us through the contact details in Section 19 so that We can stop them immediately. Your decision not to give, or to withdraw, marketing consent will not reduce the quality of the services you receive from Us, and does not affect administrative communications relating to ongoing services.

15. Children’s Personal Data

Our Site and services are intended for adults and businesses, and are not directed at children under 18 (eighteen) years of age who are unmarried. Where Our services require the processing of a child’s Personal Data (for example in family documents), such processing is carried out only with the consent of the child’s parent and/or guardian in accordance with Article 25 of the PDP Law. If you become aware that a child has provided Personal Data to Us without such consent, please contact Us so that We can delete it.

16. Third-Party Links

The Site may contain links to third-party websites or services, such as WhatsApp, Google Maps, social media, media sites, or government agency websites. We are not responsible for the privacy practices of such third parties. We encourage you to read their privacy policies before providing any Personal Data.

17. Changes to this Privacy Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in Our services, technology, or the laws and regulations. Where changes are material, We will notify you before the changes take effect through the Site and/or by email or other means of communication you use with Us. The date of the latest update is shown at the top of this page.

18. Governing Law and Language

This Privacy Policy is governed by and construed in accordance with the laws of the Republic of Indonesia, including the PDP Law and its implementing regulations, and Law No. 11 of 2008 on Electronic Information and Transactions as amended several times, most recently by Law No. 1 of 2024. This Privacy Policy is made in the Indonesian and English languages. In the event of any difference in interpretation, the Indonesian version shall prevail.

19. Contact Us

For questions, requests to exercise your rights, or complaints regarding Personal Data, please contact Our Personal Data Protection Contact:

Personal Data Protection Contact – PT Nicholas Pertiwi Konsultan (NPC Office)
Email: admin@npcoffice.com (subject: “Personal Data Request”)
WhatsApp: +62 877-8830-9838
Jakarta: +62 21 2780 6577 | Surabaya: +62 31 2117 7788
Address: 18 Office Park, 25th Floor, Suite A2, Jl. TB Simatupang Kav. 18, Kebagusan, Pasar Minggu, South Jakarta, Indonesia

We will endeavour to resolve every complaint amicably. If you are not satisfied with Our response, you may lodge a complaint with the institution administering Personal Data protection established by the President, or pursue other legal remedies in accordance with the laws and regulations.

Kebijakan lainnya: Kebijakan Pengembalian Dana Kebijakan Penyerahan Layanan